Materi Pengelolaan Rapat Kelas XI MPLB

 

PENGELOLAAN RAPAT / PERTEMUAN

RUANG LINGKUP RAPAT

a.      Definisi Rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

b.      Fungsi Rapat:

1.       Menghadirkan solusi pemecahan masalah

Di dalam sebuah rapat pasti akan menemukan masalah, baik  masalah kecil hingga masalah  besar. Maka melalui rapat, diharapkan tercipta beberapa solusi untuk mtuk memecahkan masalah tersebut.

2.       Menjadi forum demokrasi

Pelaksanaan rapat biasanya diisi dengan berbagai macam divisi. Mereka saling mengeluarkan pendapat, masukan, dan kritikan.

3.       Sarana menyampaikan informasi

Rapat merupakan sarana untuk menyampaikan informasi terbaru terkait perusahaan atau kinerja tim yang paling tepat.

4.       Media koordinasi

Semua urusan pekerjaan bisa dibahas dalam rapat dengan berbagai masukan dan ide baru. Informasi yang disampaikan di dalam rapat pasti didengar oleh setiap peserta. Pada akhirnya, koordinasi seluruh pihak bisa berjalan lancar.

5.       Sarana untuk bernegosisasi

Rapat tidak hanya dijalankan dalam internal perusahaan organisasi saja. Rapat juga biasa dilakukan dengan pihak lain. Proses negosiasi bisa berjalan lancar dan mudah apabila dilakukan dengan gaya komunikasi terstruktur seperti umumnya sebuah rapat.

c.       Tujuan Rapat

1.      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan

3.      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

4.      Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5.      Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.

6.      Menjalin kerjasama diantara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya memikirkan bagian pekerjaanya sendiri tanpa memikirkan bagian lainnya.

d.      Jenis-Jenis Rapat:

1.       Menurut tujuannya, yaitu:

a)      Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.

b)      Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling terkait.

c)       Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2.       Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:

a)      Rapat formal: rapat yang untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

b)      Rapat informal: rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal.

c)       Rapat terbuka merupakan rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

d)      Rapat tertutup merupakan rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3.       Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:

a)      Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.

b)      Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.

c)       Rapat semesteran adalah rapat yan diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas msalah-masalah yang terjadi selama enam bula ke depan.

d)      Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.

4.       Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:

a.       Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.

b.      Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.

Sumber.

5.       Menurut pelaksanaanya

a.       Rapat kerja terpimpin, yaitu dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan.

b.      Rapat kerja terbuka merupakan rapat dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta rapat diberi kesempatan untuk saran-saran positif yang dimilikinya.

6.       Berdasarkan nama

a.       Rapat kerja adalah rapat  para karyawan dan pimpinan untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suara instansi.

b.      Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan. Biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah.

e.       Syarat Rapat:

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1.       Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun.

2.       Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

3.       Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat.

 

4.       Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat.

5.       Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat.

6.       Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.

7.       Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

f.       Prinsip-Prinsip Rapat:

1.      Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menetukan pentingnya rapat

2.      What, apa masalah yang dibicarakan pada rapat? Hal ini penting untuk menyediakan agenda rapat

3.      Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendaknya sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan

4.      When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.

5.      How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau cukup satu kali, tertutup terbuka, bahan rapat akan dibagikan terlebih dahulu atau tidak, memerlukan OHP atau sejenisnya dsb.

g.      Tipe pemimpin rapat:

1.      Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. 

2.      Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.

3.      Pemimpin laizess-faire merupakan tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

h.      Tipe Peserta Rapat:

1.      Tipe Pemersatu

Tipe ini senang dengan persatuan dan kedamaian, biasanya bertindak sebagai juru damai, menjadi penengah bagi teman-teman yang bersengketa. Orang dengan tipe ini biasanya bersifat, berjiwa besar, pengertian, tekun, sabar, ulet, dan toleran.

2.      Tipe Pendengar

Tipe ini termasuk tipe yang pasif, tidak turut memberikan andil pada saat rapat berlangsung. Biasanya sifat orang dengan tipe pendengar ini adalah pendiam (jarang berbicara). Ciri-ciri orang dengan tipe pendengar ini biasanya kurang percaya diri, kurang pengalaman, kurang bergaul, kurang percaya diri.

3.      Tipe Penyerang

Peserta rapat ini bersifat suka menentang, sering berdebat dan menantang pendapat orang lain sehingga sering menimbulkan perdebatan dan perpecahan. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus bertindak cepat dan tepat pada waktu pengambilan keputusan.

 

4.      Tipe Inisiatif

Peserta rapat tipe ini sangat dinanti kehadirannya pada saat rapat, mereka dengan tipe ini merupakan orang yang tekun, rajin, daya kreativitas yang tinggi serta memiliki keinginan yang baik untuk memikirkan jalan keluar terhadap masalah yang sedang terjadi.

5.      Tipe Pemberi Semangat

Peserta rapat yang memberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena dapat membaca situasi, berwibawa dan disegani, sehingga mempunyai pengaruh baik dalam kelompok ataupun diluar kelompok tersebut.

6.      Tipe Pemberi Informasi

Tipe ini selalu memberikan informasi yang dibutuhkan pada saat rapat, hal ini dikarenakan mereka memiliki banyak informasi yang berguna bagi pemecahan masalah pada saat rapat, orang dengan tipe ini termasuk mereka yang mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7.      Tipe Perantara

Orang dengan tipe perantara seringnya bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara satu dengan lainnya. Baik itu pribadi dengan pribadi lain, atau pribadi dengan kelompok, juga kelompok dengan kelompok. Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya.

 

 

PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN RAPAT

a.      Merencanakan dan Mempersiapkan Rapat

1.      Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan rapat adalah rincian aau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Susunan rapat yang dibuat harus sistematis.

                        Agenda Rapat                                      Susunan Rapat

2.      Menentukan peserta rapat

Berdasarkan agenda rapat yang telah dibuat, maka dapat ditentukan siapa saja peserta yang akan akan diundang.

3.      Membuat undangan rapat

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

 

1.      Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.      Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.      Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.      Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.      Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.      Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

4.      Membuat daftar hadir peserta rapat

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, dan sebagainya. Sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

5.      Mempersiapkan bahan untuk rapat

Bahan rapat yang perlu disiapkan antara lain:

a.       Agenda rapat

b.      Notula/hasil rapat yang lalu

c.       Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan dan bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map)

6.      Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan. Peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain:

a.       White board lengkap dengan spidol dan penghapus

b.      LCD projector atau OHP ( Over Head Projector )

c.       Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan–bahan rapat

d.      Note dengan bolpoin

e.       Computer atau laptop

7.      Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu  tempat. Untuk itu, sekretaris harus memilih tempat yang cocok untuk pelaksanaan  rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

8.      Mempersiapkan ruangan rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruangan rapat yang sudah tersedia. Jika peserta rapat cukup banyak melebihi kapasitas, maka bisa dipesankan di hotel atau gedung serbaguna yang lebih luas. Hal – hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan ruangan adalah sebagai berikut:

 

a.       Cahaya penerangan

b.      Perencanaan warna

c.       Ventilasi udara

d.      Pengaturan tempat duduk

Setidaknya, ada enam model pengaturan yang bisa diterapkan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1.       Model theater

Model ini merupakan pengaturan tempat duduk yang paling mudah dibuat serta umum diaplikasikan pada sebuah pertemuan di skala besar seperti seminar.

2.      Model bentuk U

Untuk acara rapat yang membutuhkan presentasi, maka penataan tempat duduk dengan pola U sangat pas. model ini umumnya diaplikasikan pada pertemuan/rapat direksi dan komite. Biasanya ditambahkan proyektor atau speaker di bagian dalam sebagai focal point ruangan. 

3.      Model kelas

Model ini paling cocok diaplikasikan pada rapat yang mengharuskan adanya referensi tambahan sebagai materi pembahasan dalam waktu yang cukup lama.

4.      Model konferensi

Model penataan tempat duduk ruang rapat seperti ini tidak cocok diterapkan apabila kegiatan rapat membutuhkan presentasi secara visual.

5.      Model berongga

Model seperti sangat tepat diterapkan pada rapat yang memerlukan partisipasi antar kelompok peserta

6.      Model Melingkar

Model ruang rapat seperti ini paling tepat diterapkan pada pertemuan skala kecil dengan interaksi yang sangat kuat dan saling mendukung.

9.      Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan, jika menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkan nya.

10.  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan  (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peserta rapat nyaman dalam mengikuti rapat.

11.  Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaan nya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

12.  Pengecekan persiapan rapat terakhir

Sebelum rapat dimulai pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain:

a.       Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

b.      Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

c.       Apakah semua perlengkapan rapat sudah tersedia dalam ruang rapat? Berfungsi dengan baik?

d.      Apakah bahan atau materi rapat yang akan digunakan telah dipersiapkan dalam satu map?

e.       Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara rapat telah disiapkan?

 

 

 

NOTULA RAPAT

a.      Definisi Notula/Notulen

Notula merupakan catatan singkat berisi ringkasan hasil pembicaraan mengenai jalannya persidangan/rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. Notula bersifat ringkas, sistematis, padat, dan secara menyeluruh. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

b.      Fungsi Notula/Notulen

1.      Sebagai alat dokumentasi

Notula berfungsi sebagai alat dokumentasi suatu rapat. Hal ini berguna untuk memudahkan peserta mengetahui jalannya rapat dari awal sampai akhir, apa saja yang dibahas dalam rapat, serta keputusan apa yang dibuat.

2.      Sebagai alat pengukur kesuksesan

Peserta dapat melihat apakah tujuan rapat telah tercapai dengan melihat kesimpulan yang tertulis di notula.

3.      Alat peninjau hasil keputusan rapat

Notula juga berfungsi untuk meninjau hasil keputusan rapat. Hasil keputusan rapat harus ditulis dengan baik agar dapat dilihat oleh peserta rapat dan juga sebagai dokumentasi.

4.      Sebagai alat bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktiandi pengadilan

5.      Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir

Meskipun peserta rapat berhalangan hadir, sebaiknya peserta rapat tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

6.      Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direalisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

7.      Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

c.       Jenis-jenis Notula

1.      Notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

2.      Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat.

d.      Ciri-Ciri Notula

1.      Bersifat ringkas dan padat

Setiap pencatatan dilakukan secara ringkas tidak bertele-tele, di mana didalamnya merangkum setiap isi atau subtansi dari perkataan, pendapat maupun gagasan yang dianggap penting yang dibahas dalam rapat, sehingga pembaca mampu memahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang lengkap.

2.      Sistematis

Setiap pencatatan dilakukan dengan cara teratur atau terperinci dari awal sampai akhir dan satu sama lain saling terkait.

3.      Secara menyeluruh

Notula dibuat bukan sekedar hasil pemikiran notulis, namun sesuai berdasarkan hasil pembicaraan dalam rapat secara keseluruhan.

e.       Susunan Notula/Notulen

Ada rangkaian yang harus diperhatikan agar notulen tersusun singkat dan sistematis. Berikut adalah susunan penulisan notulla:

1)      Kepala Notulen, kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen. Adapun kepala notulen berisi tentang :

a.       Nama organisasi, lembaga, instansi atau perusahaan

b.      Nama dan tema yang dibahas/perihal

c.       Hari dan tanggal acara dilaksanakan

d.      Waktu pelaksanaan acara

e.       Tempat pelaksanaan acara

f.        Peserta rapat semua orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali disertakan jabatannya.

2)      Isi notulen, isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas dan hasil keputusan rapat. Isi Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :

a.       Kata Pembuka

b.      Pembahasan

c.       Pembacaan keputusan

d.      Waktu Penutupan

3)      Bagian akhir notulen, Bagian ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung di dalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal - hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :

a.       Nama jabatan

b.      Tanda tangan

c.       Nama pejabat, pangkat, atau NIP

d.      Penandatanganan

Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak - pihak yang diangap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut. Notula biasanya ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris, dan notulis.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK

Sekolah                          : SMK Muhammadiyah 2 Malang

Mata pelajaran             : Manajemen Perkantoran

Elemen/Kelas                : F/ XI MPLB

Materi Pokok                : Notula Rapat

Pertemuan                    : XI

Soal:

1.        Petunjuk Kerja

a.       Buatlah notula rapat berdasarkan soal diatas.

b.      Pengerjaan diketik pada microsoft word lalu di kumpulkan dalam format PDF.

2.        Bahan dan Alat:

a.       Laptop

b.      Alat tulis

3.        Alur Kegiatan:

a.       Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b.      Baca soal dengan cermat

c.       Buatlah notula rapat

d.      Ketik di microsoft word lalu kumpulkan pada format PDF

 

Alur Cerita Rapat Soal:

Rapat Per Semester tentang kinerja pegawai PT Fancy Mediatama, importir dan distributor ATK Fancy/Alat tulis Fancy:

Rapat diselenggarakan pada hari Senin, tanggal 17 Oktober 2022 di Ruang rapat kantor lantai 2 PT Fancy Mediatama, Importir dan Distributor ATK Fancy/Alat tulis Fancy pukul 10.00 WIB yang dihadiri oleh:

1.      Marsha Dwi Ariyanti M.Si sebagai Direktur Utama

2.      Dhea Syakilla S.M sebagai Sekretaris/notulis

3.      Risma Putri S.E sebagai Pembawa Acara

4.      Putri Julianah S.I.Kom  sebagai Manajer Kepegawaian

5.      Yoga Prasetyo S.E sebagai Manajer Produksi

6.      Nadiva Aulia S.Ak sebagai Manajer Keuangan

7.      Melati Febriyanti A.Md sebagai Manajer Pemasaran

8.      Ebim Azzam S.M sebagai Manajer Operasional

9.      Azzam Dzikri S.E sebagai Manajer Umum

 

Agenda Rapat:

1.      Pembukaan dan Pembacaan Doa

2.      Sambutan oleh Pimpinan PT Fancy Mediatama

3.      Laporan Kinerja Pegawai

4.      Evaluasi Kedisiplinan Pegawai

5.      Peningkatan Profesionalisme

6.      Penutup

 

Rapat dibuka oleh Risma Putri S.E sebagai pembawa acara pada pukul 10.00 dan dilanjutkan dengan pembacaan doa. Kemudian pada pukul 10.30 dilanjutkan dengan sambutan Direktur Utama Ibu Marsha Dwi Ariyanti M.Si. Pimpinan mengucapkan terima kasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan dilaksanakannya rapat yaitu mengevaluasi kinerja pegawai selama tiga bulan (Juli,Agustus,dan September 2022).

Selanjutnya Putri Julianah S.I.Kom (Manajer Kepegawaian) menyampaikan materi tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data kehadiran yang telah diinput oleh setiap divisi, menunjukkan bahwa kinerja pegawai mengalami penurunan. Data presentase kehadiran pegawai seluruh divisi menunjukkan angka 75%, lalu presentase keterlambatan berada pada 70%. Dimana angka ini lebih rendah dari 3 bulan belakangan ini. Bahkan dalam 2 tahun terakhir pun perusahaan tidak pernah menyentuh angka serendah ini. Tingkat kehadiran yang menurun disebabkan oleh banyaknya pegawai yang mengambil cuti di luar hari libur.  Kemudian, untuk tingkat keterlambatan disebabkan oleh para pegawai yang tidak disiplin waktu.  Pimpinan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian tersebut. Selanjutnya, pimpinan meminta Dhea Syakilla S.M (sekretaris) untuk menyampaikan laporan tentang kinerja pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran pegawai. Berdasarkan data dari kehadiran pegawai disimpulkan bahwa:

1.        Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai 75%

2.        Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata 70%

3.        Ketidakhadiran pegawai disebabkan karena mengambil cuti di luar hari libur

4.        Keterlambatan sebagian besar karena tidak disiplin waktu

5.        Tidak ada pemberian motivasi atau reward atas pencapaian yang telah mereka lakukan.

Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan, dan saran dari para peserta tentang data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.

1.      Yoga Prasetyo S.E (Manajer Produksi) menyampaikan tanggapan tentang kebijaksanaan untuk tidak memberikan aktivitas kerja pada hari libur. Karena pada hari minggu merupakan hari dimana pegawai harus istirahat setelah seminggu bekerja. Selain itu, dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberikan insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan.

2.      Melati Febriyanti A.Md menyampaikan bahwa jika memang benar-benar ada pekerjaan yang urgent di hari libur, maka pegawai bisa kerjakan akan tetapi diberikan tambahan gaji lembur serta diberikan batasan waktu pengerjaan jangan sampai full satu hari.

3.      Nadiva Aulia S.Ak (Manajer Keuangan) menyampaikan bahwa harus memberikan reward kepada pegawai. Bentuknya pun juga tidak soal uang bisa berupa pemberian barang, makanan, atau sebagainya. Agar pegawai merasa termotivasi untuk semangat bekerja.

4.      Putri Julianah (Manajer Kepegawaian) menyampaikan bahwa bagi pegawai yang mengalami keterlambatan maka akan diberikan kesempatan maksimal 3 kali dalam sebulan. Selebihnya jika keterlambatan mereka melebihi batas ditentukannya maka akan dipotong gaji sebesar Rp 50.000,-

5.      Ebim S.E (Manajer Umum) menyampaikan bahwa memberikan pelatihan kepada pegawai yang harus rutin dilakukan agar pegawai memiliki pribadi yang lebih tertata dan lebih baik ke depannya. Pelatihan ini akan sangat bermanfaat bagi perusahaan kedepannya.

6.      Azzam Dzikri S.M (Manajer Operasional) menyampaikan bahwa pemberian kebijakan baru juga bisa berupa pemberian jam kerja yang lebih masuk akal. Karena, dari pemantauan saya jam kerja pegawai itu jauh dari jam aktivitas kerja pada umumnya.

Setelah adanya masukan, tanggapan, dan saran pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan kehadiran mereka yaitu tidak ada aktivitas pekerjaan di hari libur kecuali bila ada hal yang urgent dan memberikan tambahan gaji untuk pegawai yang lembur. Memberikan punishment untuk yang terlambat melebihi batas yang ditentukan. Serta memberikan pelatihan peningkatkan kinerja pegawai.

Rapat ditutup pukul 15.00 WIB dengan ucapan salam.